¿Qué es el secretariado y cuáles son sus funciones?

El Grado Medio de Gestión Administrativa es la titulación con mayor empleabilidad de toda la FP. Tanto es así que, en la actualidad, muchas personas se decantan por estudiar una FP en gestión administrativa para trabajar en el sector empresarial. Se trata de una salida laboral muy recomendable para aquellas personas que quieran ocuparse de las labores de gestión más importantes dentro de una empresa y trabajar de cara al público.

Debido a la necesidad de profesionales que se ocupen de todas las funciones administrativas, gestión de agenda de directivos y de atención al cliente, la demanda de este tipo de perfiles profesionales se ha mantenido estable en los últimos años. 

Pero, ¿qué es el secretariado realmente? ¿Cuáles son sus funciones? En este blog te contamos todo lo que debes saber sobre esta profesión. 

Qué es el secretariado

¿Te estás preguntando qué es el secretariado? También conocido como “personal assistant”, es el profesional que ayuda a mantener el buen funcionamiento de una empresa, ocupándose de las tareas organizativas y administrativas necesarias para que los procesos operen de manera eficiente. En este sentido, se ocupa de labores tales como redactar documentos, encargarse de las comunicaciones internas, controlar y organizar el archivo, contestar los emails y llamadas de teléfono, gestionar la comunicación entre los diferentes departamentos, organizar reuniones, procesar facturas, hacer las labores de recepcionista, etc.

Principales funciones de una secretaría

Ocupar un cargo de secretariado supone una gran responsabilidad y confianza por parte de los directivos de la compañía. Y es que la mayor parte de la organización y distribución de una empresa depende de ellos. Para que te hagas una idea,  entre las funciones del secretariado se encuentran las siguientes: 

Gestión de documentación

Consiste en almacenar, recibir y tramitar los documentos de la empresa, que pueden recibirse tanto en formato físico como digital. En este caso, se emplean diversos programas de software que permiten prepararlos y manejarlos de una manera más eficiente.

Atención al cliente

Las tareas de atención al cliente permiten entablar una relación con los clientes de la empresa para mejorar la calidad de los productos y servicios, además de gestionar quejas, dudas o reclamaciones que estos puedan tener.

Gestión de agenda

Es una de las funciones más importantes, ya que permite administrar el tiempo de cada tarea y priorizar las que sean más urgentes. Además, la agenda puede organizarse tanto de forma electrónica como física, quedando a elección del profesional la manera en la que se cumplimentará la información. 

Organización de viajes y desplazamientos

Los profesionales del secretariado también se ocupan de gestionar los viajes y desplazamientos de los cargos directivos. Teniendo en cuenta aspectos como el presupuesto, el motivo del viaje, el tipo de viaje o la persona que viaja para que la organización sea lo más óptima posible.

Comunicación interna entre departamentos

Debido a la necesidad de que exista una cultura comunicativa en la empresa, otra de las funciones esenciales del secretariado es la comunicación con el resto de departamentos, ya que esto ayudará a que todos ellos trabajen de manera conjunta para cumplir con unos objetivos comunes.

¿Qué tipos de secretariado hay?

A grandes rasgos, estas son las funciones más habituales desarrolladas por los secretarios y secretarias. Sin embargo, en función de las necesidades de la empresa, hay determinadas labores que pueden cambiar. Por esta razón, dentro de una  misma profesión podemos encontrar distintos tipos de secretariado:

• Secretaría ejecutiva: son los profesionales encargados de prestar asistencia a los ejecutivos de alto nivel. Se ocupan, entre otras cosas, de las peticiones de información, de organizar reuniones y de gestionar programas.

• Secretaría administrativa: este tipo de secretariado se ocupa de implementar los procedimientos, sistemas y políticas que van a seguirse dentro de la empresa, con la finalidad de llevar a cabo sus tareas de manera eficiente.

• Secretaría científica: en las empresas de investigaciones científicas es necesario controlar la conveniencia y la calidad científica de todos los trabajos y actividades que se desempeñen. En este sentido, los secretarios se encargan de la revisión y de proponer programas de actuación en las investigaciones.

Qué FP estudiar para trabajar de secretario o secretaria 

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Sin duda, se trata de una oportunidad muy interesante para formar parte de uno de los pilares más importantes de una empresa, prestando no solamente servicios de asistencia a los puestos directivos, sino también contribuyendo a los buenos resultados del negocio y participando de manera directa en el desarrollo cultural y económico del mismo.