¿Qué estudiar para ser secretaria o secretario?

Te lo has planteado mil veces, pero no te atreves a dar el paso. Sabes que eres una persona organizada, te encanta la atención al cliente, lo llevas todo al detalle en tu agenda y las hojas de cálculo son para ti pan comido. ¿El problema? Que te falta tu título oficial porque no tienes claro qué estudiar para ser secretaria o secretario.

Tienes varios caminos que te llevarán a alcanzar tu objetivo para convertirte en profesional administrativo. ¿Quieres saber cuáles? Sigue leyendo este post para descubrir cuáles son tus opciones para ejercer esta profesión.

¿Qué tipos de secretarias hay?

Si te preguntas qué estudiar para ser secretaria o secretario, lo primero que tienes que hacer es tener claras las tareas que se llevan a cabo con este perfil. Y es que el papel de una secretaria o secretario está relacionado con funciones como la planificación, administración y organización del mantenimiento de una empresa.

En su día a día, una secretaria tiene que encargarse desde programar citas y gestionar calendarios de eventos, ayudar a los clientes o visitantes a movilizarse por todo el espacio de una organización, o gestionar los archivos de clientes, a reclutar, incorporar y supervisar las actividades de nuevos empleados, o crear informes, presentaciones y reportes, así como atender llamadas telefónicas, responder correos electrónicos y comunicarse con clientes.

Dicho esto, a continuación te contamos qué tipos de secretarías hay y las habilidades y funciones que tienen cada una de ellas:

• Secretaría de dirección: da apoyo directamente a la directiva a través de la revisión de documentos de varios departamentos de la empresa, o ayudando a revisar presentaciones a los ejecutivos antes de exponerlas ante la junta directiva o un amplio auditorio. Además, la secretaria de dirección se asegura de que los contenidos estén libres de errores gramaticales o de recibir a los visitantes que tienen citas con el director.
• Secretaría de alta dirección: apoyo constante para manejar la agenda, recordar citas importantes y organizar viajes, comunicación efectiva con el resto de departamentos, informar sobre los planes y movimientos empresariales, o poseer una habilidad excepcional para el uso de herramientas informáticas.
• Secretaría de gerencia: control del calendario y horario del gerente, gestión eficaz de su tiempo en relación con compromisos y citas, o revisar o gestionar la correspondencia de la gerencia, manteniendo una comunicación efectiva con empleados, proveedores y clientes.
• Secretaría ejecutiva: esta posición exige un conocimiento profundo de los procedimientos internos de la empresa y habilidades excepcionales en la gestión de proyectos y en la toma de decisiones. No solo administra agendas y coordina reuniones, se encarga de proyectos especiales, representar al ejecutivo en ciertas situaciones y gestionar comunicaciones internas y externas.

Requisitos para ser secretaria

Al estar planteándote qué estudiar para ser secretaria, debes de tener en cuenta las habilidades básicas que se requieren para ocupar este puesto. De ahí que la persona que se encargue de ocupar este puesto tiene que conocer diferentes competencias técnicas y personales para desempeñarse efectivamente en su entorno de trabajo.

De ahí que si quieres ser secretaria o secretario, tengas que cumplir como mínimo los siguientes conocimientos:

• Matemáticas e informática: capacidad de ingresar datos sobre transacciones financieras en bases de datos o en hojas de cálculo.
• Inteligencia emocional: la comunicación es fundamental en este tipo de perfil, ya que una secretaria interactúa a diario con todo tipo de personas. No sólo tiene que saber escuchar activamente, también ser capaz de escribir y transmitir esa información correctamente.
• Organización: es una competencia personal básica que requiere cualquier perfil personal administrativo. Herramientas de organización o software ayudan a realizar las tareas en menor tiempo y priorizar las responsabilidades más importantes.
• Gestión del tiempo: es una capacidad que toda secretaria tiene que saber realizar a todos los niveles porque ayuda a incrementar los niveles de productividad de todo el equipo.
• Procesamiento de textos: un ordenador es indispensable para poder realizar este trabajo, por lo que es necesario saber escribir y producir documentos con rapidez.

¿Qué hay que estudiar para ser secretaria?

Aunque antaño era muy normal encontrar a una persona trabajando como secretaria o secretario sin titulación específica, la situación ha cambiado de forma radical. Ahora se buscan perfiles con estudios oficiales y una formación cada vez más amplia, que va desde idiomas a protocolo, algo a tener muy en cuenta si te planteas qué estudiar para ser secretaria.

Al fin y al cabo, se trata de un perfil muy polivalente, que combine a la perfección la autonomía en el desarrollo propio de sus funciones con el trabajo en equipo. Así, las opciones que existen si te planteas qué estudiar para ser secretaria o secretario son:

FP de Asistencia a la Dirección

A través del Grado Superior de Asistencia a la Dirección, te formarás en las relaciones públicas, la gestión y organización de eventos, y también estudiarás asignaturas relacionadas con la administración y las finanzas. Una muy buena opción si estás pensando en qué estudiar para ser secretaria, ya que puedes combinarlo a la perfección con tu vida laboral y familiar.

FP de Administración y Finanzas

El Grado Superior de Administración y Finanzas te preparará para trabajar como administrativo en cualquier empresa. En ILERNA puedes realizarlo tanto a distancia como presencialmente, obteniendo un título oficial que te capacitará para ocupar un puesto de secretaria de alto nivel.

Cursos de especialización y específicos

Otras alternativas también son los cursos de especialización en Secretariado de Dirección o los específicos en determinadas especialidades como el Secretariado Médico. Cuanto más específico sea tu puesto, más interesante puede resultar para diferenciar tu perfil del de otros candidatos.

Universidad

Carreras universitarias como Administración y Dirección de Empresas pueden llevarte a ocupar posiciones de secretaria de alto nivel ejecutivo, en las que se necesita una formación académica rigurosa en otros campos como los negocios.

¿Cuál es el trabajo de una secretaria?

Son múltiples las tareas que ocupan este trabajo. Por eso, cuando ya tienes decidido qué estudiar para ser secretaria o secretario, el siguiente paso es centrar tus esfuerzos en, no solo formarte para este perfil, sino también en determinar cuáles son las funciones que van ligadas a tu puesto y comenzar a desarrollar las habilidades necesarias para que, una vez llegado el momento, estés completamente preparado para ejercer tu puesto.

De ahí que aparte de atender el teléfono, llevar agendas, contabilidad, comprar el material de la oficina, la facturación, preparar envíos y recibir mensajeros, atender a entrevistados, clientes y colaboradores, llevar el correo, convocar reuniones o tomar nota de las necesidades de todo tipo, también te encargues de otras muchas tareas con las que, al fin y al cabo, te asegures del correcto funcionamiento básico de todo.

Para ello es necesario que, como secretaria, domines programas informáticos de administración, te empapes de la cultura corporativa para poder atender los detalles de la comunicación externa, saber idiomas, especialmente inglés, y tener la capacidad para coordinar horarios y acciones, de manera que puedas poner de acuerdo a los distintos departamentos.

Pasos a seguir para ser secretaria

Si ya has decidido qué estudiar para ser secretaria o secretario, ahora coge lápiz y papel porque vamos a dejarte por aquí los pasos definitivos a seguir para ser una secretaria eficiente.

Los mejores consejos para desenvolverte en tu puesto de trabajo y demostrar que eres una profesional resolutiva y con capacidades suficientes para desempeñar tu puesto serían:

• Conoce los horarios. No los tuyos, sino los de tu jefe y los de los miembros más destacados de la empresa. Esto será fundamental para que ahorres tiempo a la hora de agendar citas. Ten a mano una herramienta de planificación o un calendario, además de sistemas recordatorios para las citas y sus notificaciones correspondientes.

• Aprende abreviaturas. Te ayudará a la hora de tomar notas más rápidamente. En el caso de que prefieras hacerlo a ordenador, desarrolla tu capacidad para escribir con el teclado. Ya sea con el portátil, la tableta o el móvil, utiliza el dispositivo con el que mejor te manejes.

• Ofrece soluciones y sé amigable por teléfono. Cada vez que atiendas por teléfono, sé lo más amigable posible. Y no solo eso, sino que tengas a mano toda la información necesaria para mostrarte eficiente. Además, si tienes ante ti la lista de extensiones telefónicas de la oficina, puede resultarte más rápido transferir rápidamente las llamadas.

• Corrige tu gramática. Antes de enviar cualquier documento, revísalo bien para que no haya ningún error gramatical o de puntuación. Tómate siempre unos minutos para revisar los correos electrónicos o la correspondencia, de esta forma no tendrás que pasar por el bochornoso momento de emitir correcciones.