Cómo ser secretaria: estudios y requisitos

Para ser secretaria, es necesario estudiar el Grado Superior de Administración y Finanzas o el Grado Superior de Asistencia a la Dirección. Este artículo es una guía completa sobre los distintos tipos de secretarias, los requisitos para ejercer esta profesión y los estudios necesarios para acceder a ella. 

Tipos de secretarías

Los secretarios son profesionales que se ocupan de programar citas, atender visitas, organizar documentos y gestionar las comunicaciones de una empresa. Sin embargo, según el tipo de secretariado, sus funciones pueden ser más específicas:

• Secretaría de dirección: prepara documentos y presentaciones para la dirección de la empresa. También coordina reuniones y recibe a los visitantes que tienen citas con la directiva. 
• Secretaría de alta dirección: organiza la agenda y los viajes de la alta dirección, coordina la comunicación con los distintos departamentos e informa sobre planes y estrategias empresariales. 
• Secretaría de gerencia: gestiona el tiempo del gerente y se asegura de que sus reuniones y compromisos estén bien organizados. También administra la correspondencia y mantiene el contacto con empleados, clientes y proveedores.
• Secretaría ejecutiva: coordina proyectos, toma decisiones, representa al ejecutivo en determinados eventos y gestiona la comunicación interna y externa.

Requisitos para ser secretaria

Para trabajar como secretaria o secretario, hay que contar con habilidades técnicas y personales que permitan desempeñar el puesto con eficacia. Algunas de las más importantes son:

• Matemáticas e informática: conocimientos básicos para introducir datos financieros en bases de datos o hojas de cálculo.
• Organización: capacidad para priorizar tareas y utilizar herramientas de gestión que optimicen el tiempo y los recursos.
• Gestión del tiempo: competencia clave para coordinar agendas, cumplir plazos y mejorar la productividad del equipo.
• Procesamiento de textos: manejo de herramientas digitales para redactar y elaborar documentos con rapidez y precisión.

¿Qué hay que estudiar para ser secretaria?

Antes, era común encontrar secretarios sin una titulación específica, pero hoy en día las empresas buscan profesionales con formación oficial y conocimientos en áreas como idiomas y protocolo.

Se trata de un perfil polivalente que requiere autonomía para gestionar tareas y capacidad para trabajar en equipo. Para prepararse adecuadamente, estas son las mejores opciones:

• Asistencia a la Dirección
• Administración y Finanzas
• Cursos de especialización
• Universidad

FP de Asistencia a la Dirección

A través del Grado Superior de Asistencia a la Dirección, te formarás en las relaciones públicas, la gestión y organización de eventos, y también estudiarás asignaturas relacionadas con la administración y las finanzas.

Una muy buena opción si estás pensando en qué estudiar para ser secretaria, ya que puedes combinarlo a la perfección con tu vida laboral y familiar.

FP de Administración y Finanzas

El Grado Superior de Administración y Finanzas te preparará para trabajar como administrativo en cualquier empresa. En iLERNA puedes realizarlo tanto a distancia como presencialmente, obteniendo un título oficial que te capacitará para ocupar un puesto de secretaria de alto nivel.

Cursos de especialización 

Otras alternativas también son los cursos de especialización en Secretariado de Dirección o los específicos en determinadas especialidades como el Secretariado Médico. Cuanto más específico sea tu puesto, más interesante puede resultar para diferenciar tu perfil del de otros candidatos.

Universidad

Carreras universitarias como Administración y Dirección de Empresas pueden llevarte a ocupar posiciones de secretaria de alto nivel ejecutivo, en las que se necesita una formación académica rigurosa en otros campos como los negocios.

Cuál es el trabajo de una secretaria

El trabajo de una secretaria abarca múltiples tareas esenciales para el funcionamiento de una empresa. Algunas de las principales tareas que realiza una secretaria son:

• Atender llamadas y gestionar agendas.
• Administrar la contabilidad y la facturación.
• Comprar material de oficina y organizar envíos.
• Recibir mensajería, clientes y colaboradores.
• Coordinar reuniones y tomar notas.
• Gestionar el correo y la comunicación interna y externa.

Además, es fundamental dominar programas de administración, conocer la cultura corporativa, manejar idiomas como el inglés y tener habilidades para coordinar horarios y acciones entre distintos departamentos.

Pasos a seguir para ser secretaria

Para ejercer este puesto de manera eficiente y profesional, es necesario seguir una serie de pasos clave: 

• Conocer los horarios clave: no solo los propios, sino también los de la dirección y los puestos importantes de la empresa. Utilizar herramientas de planificación y recordatorios facilitará la gestión de citas.
• Aprender abreviaturas: facilita la toma de notas rápida y eficiente. Si se trabaja con ordenador, es importante mejorar la velocidad de escritura en teclado.
• Ofrecer soluciones y ser amable por teléfono: atender llamadas con amabilidad y disponer de la información necesaria para responder con eficacia. Tener a mano una lista de extensiones agiliza la transferencia de llamadas.
• Revisar la gramática: antes de enviar cualquier documento, es esencial corregir errores gramaticales y de puntuación. Unos minutos de revisión evitan correcciones posteriores.

En iLERNA es posible cursar los Grados Superiores de Administración y Finanzas y Asistencia a la Dirección, ambos con una formación práctica que te prepara para el mundo laboral.

Además, en ambos casos, tendrás la oportunidad de acceder a prácticas en empresas, lo que te permitirá aplicar lo aprendido y adquirir experiencia en el sector.