Ofimática: definición, ejemplos y aplicaciones en el trabajo

La ofimática son todas aquellas actividades que mejoran la productividad y facilitan la organización de documentos, datos y comunicaciones en una empresa. 

Este artículo explica en qué consiste la ofimática, para qué sirve, los diferentes tipos que existen, las herramientas más comunes y las ventajas de dominar estas tecnologías en el entorno laboral.

Qué es la ofimática

La ofimática o burótica engloba un conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que facilitan y mejoran las tareas de oficina. 

El término proviene de la combinación de las palabras "oficina" e "informática", y hace referencia al uso de tecnologías digitales para realizar de manera más eficiente tareas como la gestión de documentos, la comunicación o la programación de tareas.

Para qué sirve

Su objetivo principal es agilizar las actividades de una oficina. Entre sus funciones están:

• Crear documentos: redactar textos, informes o presentaciones.
• Gestionar datos: organizar y analizar información.
• Transmitir información: enviar y recibir mensajes a otros miembros de la empresa o a personas ajenas a ella. 
• Almacenar información: guardar documentos y archivos de forma segura.

Diferentes tipos de ofimática

Existen dos tipos principales:

• De escritorio: Son herramientas tradicionales que se instalan en el ordenador. Pueden funcionar tanto online como offline. Suelen ser herramientas completas con múltiples funciones, aunque su acceso se limita al equipo donde están instaladas.
• En la nube: Son aplicaciones basadas en la web, que permiten el acceso remoto desde cualquier dispositivo con conexión. No requieren instalación en el equipo, ya que operan a través de Internet.

Herramientas y paquetes ofimáticos

Las herramientas ofimáticas facilitan la organización, creación y comunicación dentro de una oficina. Algunas de las más comunes son:

• Procesadores de texto: Permiten crear y editar documentos con opciones de formato, estilo y diseño. Además, facilitan la redacción y la corrección ortográfica.
• Hojas de cálculo: Organizan y manipulan datos numéricos, realizan cálculos y crean gráficos y tablas dinámicas. Son ideales para gestionar presupuestos y realizar análisis financieros.
• Programas de presentaciones: Facilitan la creación de presentaciones visuales combinando texto, imágenes y gráficos.
• Gestores de bases de datos: Permiten agrupar, modificar, eliminar o sustituir datos de forma lógica y organizada.
• Correo electrónico: Herramienta esencial para la comunicación interna y externa en una empresa.
• Calendarios: Facilitan la organización y gestión del tiempo, permitiendo programar reuniones o tareas compartidas.

Paquetes ofimáticos más utilizados

Algunos de los paquetes de software más populares son:

• Microsoft 365: Es el más conocido e incluye herramientas de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Permite trabajar con los formatos más comunes de Microsoft Office.
• Google Workspace: Facilita el trabajo colaborativo en documentos, hojas de cálculo y presentaciones en cualquier dispositivo, con o sin conexión a Internet. Permite la edición simultánea de un mismo documento por varios usuarios.
• LibreOffice: Herramienta gratuita que incluye procesador de textos, editor de hojas de cálculo y software de presentaciones. Es compatible con varios formatos de documentos, incluidos los de Microsoft Office.
• Apache OpenOffice: Software gratuito que facilita la creación de hojas de cálculo, presentaciones, gráficos y gestión de datos. Compatible con todos los ordenadores estándar y disponible en varios idiomas.

Ejemplos de herramientas ofimáticas

En cada categoría, los programas más utilizados son:

• Procesadores de texto: Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer.
• Hojas de cálculo: Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, Apple Numbers.
• Programas de presentación: Microsoft PowerPoint, Canva, Google Slides, LibreOffice Impress.
• Gestores de bases de datos: Microsoft Access, MySQL, PostgreSQL, Oracle Database.
• Correos electrónicos: Gmail, Outlook, Yahoo Mail, Zoho Mail.
• Calendarios: Microsoft Outlook Calendar, Google Calendar, Apple Calendar.

Ventajas de saber ofimático

Saber manejar estos programas tiene múltiples beneficios en el ámbito personal y, sobre todo, en el profesional:

• Mejora la productividad: permite hacer tareas con mayor agilidad, lo que optimiza el tiempo de trabajo y los recursos. 
• Facilita la organización: ayuda a coordinar proyectos y simplifica el seguimiento de las actividades del día a día.
• Mejora la presentación de información: permite presentar datos de manera visual para mejorar la comprensión de la información.
• Acceso a información más rápida: Gracias a las funciones de búsqueda y organización, facilita la gestión de documentos y la localización de información.
• Fomenta la colaboración: Permite trabajar en equipo de forma más fluida, ya que se pueden compartir documentos y llevar a cabo tareas colaborativas en tiempo real.
• Aumenta la empleabilidad: Dominarla es una forma de destacar entre los candidatos en el mercado laboral, ya que es una competencia muy valorada por las empresas.

Hoy en día, saber manejar trabajar con estos programas es esencial en el mercado laboral, sobre todo en trabajos de oficina. Por eso, en ciclos formativos como Gestión Administrativa, Administración y Finanzas y Asistencia a la Dirección, se enseña a trabajar con hojas de cálculo y otras herramientas clave para puestos administrativos.