Libro diario y libro mayor en contabilidad

El libro diario y el libro mayor son registros clave en la contabilidad empresarial. El primero anota todas las transacciones de forma cronológica, mientras que el segundo las organiza por cuentas específicas. Aunque tienen funciones distintas, ambos trabajan de manera complementaria para garantizar una buena gestión financiera.

Qué es el libro diario

El libro diario es un documento contable donde se registran, de forma cronológica, todas las transacciones y movimientos de la empresa: ventas, compras, pagos, entre otras.

Este registro detallado permite llevar un control preciso de las actividades financieras. Además, garantiza que todos los movimientos de dinero están documentados y puedan verificarse cuando sea necesario.

El libro diario es esencial para hacer el balance de situación y tener una visión clara de las pérdidas y ganancias de la empresa. Así, todas las entradas y salidas de dinero quedan documentadas y se pueden verificar en cualquier momento. Por otra parte, este documento es un paso vital para hacer el libro mayor. 

¿Es obligatorio el libro diario?

Sí, el libro diario es obligatorio para todas las sociedades mercantiles. El Código de Comercio, en su artículo 25, establece que las empresas deben llevar este registro contable de forma legal.

Además, las empresas tienen la responsabilidad de conservar el libro diario durante al menos seis años desde el último registro, incluso si la sociedad ha sido disuelta. Estos registros contables de la empresa son fundamentales para la transparencia de las finanzas y para garantizar la veracidad de las operaciones registradas.

Qué es el libro mayor

El libro mayor es un registro contable donde se agrupan las operaciones por cuentas específicas. Cada cuenta tiene su propia sección, lo que permite registrar todas las transacciones relacionadas de forma individual.

Por ejemplo, la cuenta "Caja" tendrá una sección donde se anotarán todas las entradas y salidas de efectivo. Lo mismo ocurre con la cuenta "Ventas" u otras cuentas contables.

Este documento ofrece una visión detallada del estado financiero de cada cuenta. Esto facilita el control de las finanzas y permite detectar posibles discrepancias o problemas en una cuenta específica.

¿Es obligatorio el libro mayor?

No, el libro mayor no es obligatorio en España. A diferencia del libro diario, que sí es un requisito legal, el libro mayor es un registro voluntario.

Sin embargo, es muy recomendable porque proporciona un control más preciso de los asientos contables y mejora la transparencia financiera de la empresa.

¿Cuál es la estructura y formato del libro diario?

El libro diario sigue una estructura estándar que organiza cada transacción en distintos elementos:

• Fecha de la operación: indica el día exacto en que se realiza la transacción.
• Número de asiento contable: número que identifica cada registro.
• Glosa o descripción: breve explicación de la operación realizada.
• Cuentas afectadas: incluyendo el código de la cuenta (identificador numérico), el nombre de la cuenta y su naturaleza, es decir, si es un débito o un crédito.
• Columnas de movimiento: el Debe registra los ingresos y el Haber registra los gastos.

Cómo hacer un libro diario

Para elaborar un libro diario es necesario seguir estos pasos:

• Recopilar la información: Reunir facturas, recibos, extractos bancarios y cualquier documento que respalde las operaciones financieras.
• Estructurar el libro diario: Registrar cada transacción indicando la fecha, las cuentas implicadas, una breve descripción y el valor de la operación.
• Revisar y ajustar: Al final del día, verificar que todas las operaciones sean correctas y que las sumas de los débitos y los créditos coincidan.

Llevar el libro diario de forma manual puede ser un proceso tedioso y se pueden cometer errores. Por eso, utilizar un programa de contabilidad puede agilizar y simplificar el registro de las transacciones.

Ejemplo de libro diario

Una empresa vende mochilas personalizadas por Internet. Esta empresa no tiene stock en almacenes, sino que es una intermediaria entre el cliente y el proveedor, que es quien se encarga de enviar las mochilas. 

El día 15 de septiembre, un cliente hace un pedido de una mochila personalizada por más de 80 euros más IVA, que paga al contado. La empresa, por su parte, compra la mochila a su proveedor por 60 euros más IVA, con un plazo de pago de 45 días. 

15 de septiembre: Compra de la mochila al proveedor

Se registra la compra de la mochila al proveedor y queda pendiente de pago. 

15 de septiembre: Venta de la mochila al cliente

Se registra el ingreso por la venta de la mochila, que el cliente paga al contado. 

16 de septiembre: Gastos de transporte

El proveedor cobra un gasto de transporte de 5€ más IVA, que la empresa paga al contado.

30 de octubre: Pago al proveedor

Pasados los 45 días de plazo, la empresa abona la deuda pendiente con el proveedor y se cancela la deuda pendiente. 

Cómo hacer un libro mayor

El libro mayor se complementa con el libro diario, y ambos son esenciales para una supervisión efectiva de las finanzas. El proceso para crear un libro mayor es sencillo:

• Crear las cuentas: Asignar una página o sección a cada cuenta contable. Por ejemplo, una para "Caja" y otra para "Cuentas por cobrar". Las cuentas a incluir dependerán de las necesidades de la empresa.
• Registrar las operaciones: Transferir cada transacción del libro diario al libro mayor. En la cuenta correspondiente, anotar la fecha, la descripción de la operación y los valores en las columnas de "Debe" o "Haber".
• Calcular el saldo: Actualizar el saldo de cada cuenta después de cada operación para mantener un control actualizado de las finanzas.

¿Cuál es la estructura y formato del libro mayor?

Cada página o sección del libro mayor está dedicada a una cuenta contable específica, como "Caja", "Clientes" o "Proveedores". Cada una de ellas se divide en cinco columnas principales:

• Fecha: Indica el día en que se realizó la transacción
• Concepto: Breve descripción de la operación realizada
• Debe: Registra los ingresos o débitos
• Haber: Registra los gastos o créditos
• Saldo: Muestra la diferencia entre el Debe y el Haber

Ejemplo de libro mayor

En el caso de la empresa que vende mochilas, el libro mayor se dividiría en siete cuentas diferentes. 

Cuenta 600: Compras de mercaderías

Esta cuenta refleja las adquisiciones de productos que la empresa compra para vender. Por ejemplo, el 15 de septiembre se registra una compra al proveedor por 60 €. Al tratarse de un gasto, afecta al Debe.

Cuenta 700: Ventas de mercaderías

Esta cuenta refleja los ingresos obtenidos por las ventas de productos. El mismo día 15 de septiembre se registra la venta de la mochila al cliente por 80€. Al tratarse de un ingreso, afecta al Haber.

Cuenta 400: Proveedores

Esta cuenta agrupa las deudas pendientes con los proveedores por las compras realizadas. El 15 de septiembre se registra la deuda de 72,60 € (compra + IVA) en el Haber. El 30 de octubre, cuando se paga al proveedor, se cancela la deuda. Por eso, los 72,60 € pasan al Debe, y el saldo final queda en 0 €.

Cuenta 572: Bancos

Esta cuenta refleja los movimientos en la cuenta bancaria de la empresa. El 15 de septiembre se registra el cobro del cliente por 96,80€, que incrementa el saldo en el Debe.

El 16 de septiembre se descuentan 6,05€ por el pago de los gastos de transporte, disminuyendo el saldo. El 30 de octubre se paga al proveedor (72,60€), reduciendo aún más el saldo de la cuenta.

Cuenta 472: IVA soportado

Esta cuenta recoge el IVA que la empresa paga al proveedor y que puede deducirse en las declaraciones fiscales. El 15 de septiembre se registra el IVA de la compra (12,60 €). El 16 de septiembre se añade el IVA pagado en los gastos de transporte (1,05 €). El saldo acumulado (13,65 €) refleja el IVA que la empresa podrá deducir.

Cuenta 477: IVA repercutido

Esta cuenta recoge el IVA que la empresa cobra a los clientes y que debe pagar a Hacienda. El 15 de septiembre se registra el IVA de la venta (16,80 €) como una obligación hacia Hacienda.

Cuenta 624: Gastos de transporte

Esta cuenta recoge los gastos relacionados con el transporte de las mochilas. El 16 de septiembre se registra el gasto de transporte (5,00 €) en el Debe.

Diferencia entre libro diario y libro mayor

Las principales diferencias entre el libro diario y el libro mayor son su función y formato de registro. El libro diario recoge todas las operaciones de la empresa de manera cronológica. En cambio, el libro mayor organiza esos movimientos por cuentas. El formato de los registros también varía:

• En el libro mayor, las cuentas se representan en forma de T. En la columna Debe (izquierda) se anotan los aumentos de activo, las disminuciones de pasivo, patrimonio neto y gastos. En la columna Haber (derecha) se registran las disminuciones de activo y los aumentos de pasivo, patrimonio neto e ingresos.
• En el libro diario, cada operación se registra en un asiento dividido en dos columnas: Debe (izquierda) y Haber (derecha).

Además, como mínimo, cada tres meses, la empresa debe realizar un balance de comprobación de sumas y saldos, que tiene como objetivo verificar que las operaciones se registran correctamente en ambos libros.

Para aprender más sobre la gestión contable de una empresa, puedes formarte en Administración y Finanzas. Esta titulación te dará los conocimientos necesarios para gestionar la contabilidad y asegurar la salud financiera de cualquier empresa.