Funciones que desempeña un Auxiliar Administrativo

El auxiliar administrativo es un profesional imprescindible en cualquier organización. Este perfil se ocupa de una gran variedad de tareas que permiten el buen funcionamiento de las operaciones diarias. Sus funciones van desde la gestión de documentos y organización de archivos, hasta la atención al público. 

¿Qué es un Auxiliar Administrativo?

Un auxiliar administrativo es un profesional que apoya en la gestión y organización de tareas dentro de una oficina o empresa, ya sea en empresas privadas o administraciones públicas. Este especialista trabaja bajo la supervisión de un administrativo o un superior, por lo que asume un menor grado de responsabilidad en sus funciones. 

El auxiliar administrativo no participa directamente en la toma de decisiones. Pero su trabajo es clave para el día a día de cualquier organización porque se ocupa de que todas las operaciones diarias funcionen sin contratiempos.

Tareas de un Auxiliar Administrativo

Este profesional es muy vérsatil y actúa como un pilar de apoyo para todos los departamentos para facilitar el flujo de trabajo diario. Según el Real Decreto 1631/2009, las funciones de un auxiliar o asistente administrativo en cualquier empresa son: 

• Gestión documental
• Archivo
• Tratamiento de textos
• Soporte en tareas administrativas
• Recepción y comunicación

Gestión documental

Los auxiliares administrativos se encargan de completar formularios y hojas de registro, así como de realizar diversos trámites o procesos administrativos. También es responsable de tareas como la impresión y fotocopiado de documentos. Un ejemplo de esto sería rellenar formularios con datos específicos de clientes o preparar los documentos necesarios para una reunión.

Además, también se ocupan de digitalizar documentos importantes para poderlos consultar con mayor facilidad. 

Archivo

Mantener el orden y la seguridad de los archivos es otra de sus funciones. Esto implica controlar y actualizar las bases de datos y ayudar a otros compañeros a localizar la información cuando la necesiten. Por ejemplo, si un compañero necesita un informe antiguo, el auxiliar administrativo lo localizará y lo entregará rápidamente.

También gestionan sistemas de archivado físico y digital para garantizar que toda la información esté organizada y protegida frente a posibles pérdidas.

Tratamiento de textos

El auxiliar administrativo también se encarga de redactar y transcribir documentos. Esto puede incluir la creación de textos a partir de borradores, seleccionar la información relevante de un documento o transcribir audios grabados. Un caso típico sería convertir las notas de una reunión en un informe claro y organizado.

Soporte en tareas administrativas

Este profesional también apoya al administrativo en sus funciones, con tareas específicas como la gestión de documentos financieros. Entre sus funciones puede estar hacer registros contables básicos, gestionar facturas o controlar otros documentos relacionados con las finanzas de la empresa.

Recepción y comunicación

Una parte importante de su trabajo es gestionar la comunicación dentro de la empresa. Esto incluye la atención telefónica, registrar y comunicar mensajes, y gestionar el correo electrónico, la correspondencia postal y los paquetes. También puede encargarse de organizar agendas y coordinar citas entre clientes y compañeros.

Además, el auxiliar administrativo puede cubrir sustituciones en recepción, asegurándose de que las visitas y las llamadas sean atendidas adecuadamente.

Requisitos para ser Auxiliar Administrativo

Para trabajar como Auxiliar Administrativo, se necesita cumplir con ciertos requisitos que garantizan que la persona está capacitada para hacer las tareas. 

• Formación: Es necesario cursar el Grado Medio de Gestión Administrativa para poder ejercer. Este ciclo prepara a sus titulados para desempeñar todas las funciones. 
• Habilidad en mecanografía: Tener velocidad y precisión al escribir es fundamental. Muchas de las tareas del auxiliar administrativo implican redactar documentos, tramitar expedientes y registrar información. La mecanografía ahorra tiempo y ayuda a reducir errores en los datos.
• Habilidades comunicativas: Contar con buenas habilidades de comunicación escrita y oral es clave para interactuar de manera efectiva con clientes, compañeros y superiores.
• Dominio de programas de ofimática: Es necesario tener un buen manejo de herramientas informáticas como procesadores de texto, hojas de cálculo, bases de datos y programas de gestión.
• Planificación y organización: La capacidad para priorizar tareas, gestionar el tiempo de manera eficiente y trabajar con plazos ajustados es fundamental.

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