¿Cuáles son las funciones de un administrativo en una empresa?

Las funciones de un administrativo son esenciales para garantizar el buen funcionamiento de una empresa. Por esta razón, son profesionales altamente demandados en todo tipo de sectores, y las cifras lo demuestran. Solo en 2020, el ciclo de Grado Medio en Gestión Administrativa lideró el número de contratos firmados, con más de 160.000 contrataciones nuevas; seguido por el ciclo de Grado Superior de Administración y Finanzas, con más de 100.000. 

Sin embargo, debes saber que para trabajar de administrativo es necesario haber estudiado algún ciclo de FP de la familia de Administración y Gestión que te otorgue las competencias necesarias para ejercer esta profesión.

¿Cuál es el perfil ideal de un administrativo?

El personal de administración de una empresa tiene tareas muy importantes a su cargo, sobre todo relacionadas con la organización y clasificación de información de gran valor. Es por esta razón, que deben ser personas comprometidas con la organización y responsables con su trabajo. 

Además, conviene tener en cuenta que, para trabajar como administrativo, es importante desarrollar las siguientes capacidades y habilidades:

• Organización: la planificación y el orden son esenciales para asegurar el buen uso de la información y su seguridad. 
• Actitud proactiva: la educación y amabilidad son fundamentales a la hora de atender a los clientes y proveedores o relacionarse con los compañeros de otros departamentos. 
• Conocimientos avanzados de ofimática: para el trabajo diario es fundamental saber utilizar los programas informáticos principales, como las hojas de cálculo de Excel; así como controlar las funcionalidades de las impresoras.

Funciones de un administrativo en una empresa

El personal de administración de una empresa tiene diversas funciones a su cargo, entre las que destacan la gestión de documentos, la atención al cliente o el soporte a otros departamentos. Sin embargo, hay otras muchas funciones que dependerán, en mayor o menor medida, del tamaño de la empresa y/o de su sector.

Funciones esenciales de los administrativos en una empresa

Los administrativos ejercen una serie de funciones esenciales en cualquier tipo de compañía. Cuando pensamos en ellos, generalmente nos vienen a la cabeza las siguientes:

• Gestión de documentos: organización, archivación y seguimiento de los documentos. Pueden ser contratos, facturas, informes o correspondencia.

•  Atención telefónica y recepción: recepción de llamadas, emails y visitantes. Suelen resolver las dudas o dirigir la comunicación a la persona encargada dentro de la empresa. 

• Gestión de agendas y programación: estos profesionales pueden organizar las agendas de los directivos y mantenerles informados de sus compromisos y reuniones. Además, se pueden encargar de la programación de las salas de reuniones, así como de la gestión de los recursos que vayan a ser necesarios.

Funciones complementarias de los administrativos en una empresa

Aparte de las actividades mencionadas, los administrativos proporcionan apoyo a otros departamentos y empleados e incluso pueden llegar a suplir esas funciones en las empresas pequeñas. Las tareas complementarias que pueden desarrollar estos profesionales son: 

• Soporte administrativo: apoyar a otros departamentos y empleados de la empresa en diversas tareas administrativas. Por ejemplo, preparando informes, reuniones o presentaciones y coordinando los viajes de negocio. 

• Gestión de recursos humanos: en ocasiones, los administrativos dan soporte al Departamento de Recursos Humanos. En este caso, ayudan en la gestión, asistencia y mantenimiento de los registros, así como todo lo que tiene que ver con los permisos y ausencias. 

• Gestión financiera y contabilidad: colaboración en tareas de relacionadas con el seguimiento de los gastos, la elaboración de informes, la facturación o el control de inventario.

• Coordinación logística: el personal de administración puede ayudar con la planificación, y organización de los envíos, además de la coordinación con proveedores y clientes. 

• Gestión de la documentación jurídica: crear y actualizar documentación jurídica así como los libros de registro.

Además de estas funciones, los administrativos pueden participar en el seguimiento del protocolo empresarial e institucional.

¿Qué hay que estudiar para trabajar de administrativo?

Para trabajar de administrativo en una empresa, habiendo adquirido los conocimientos y las habilidades necesarias, es imprescindible que estudies alguno de estos ciclos de Formación Profesional:

• Ciclo de Grado Medio en Gestión Administrativa.
• Ciclo de Grado Superior en Administración y Finanzas.
• Ciclo de Grado Superior en Asistencia a la Dirección.

Si ya has estudiado un Grado Medio en Gestión Administrativa, puedes completar tu formación con un Grado Superior. Todas estas formaciones están enfocadas a la práctica y prevén la asignatura de Formación en Centros de Trabajo en la que, de forma obligatoria, los estudiantes realizan un periodo de prácticas en empresas. Este tipo de formación te permitirá acceder al mundo laboral de forma sencilla, así como incrementar tu empleabilidad.