Proceso de compraventa: presupuesto, albarán, factura y cobro

Una empresa genera fácilmente centenares de documentos a lo largo de un ejercicio contable. En este artículo nos centraremos en la documentación contable generada en cualquier proceso de compraventa e incluye el presupuesto, el albarán, la factura y los documentos de cobro. Estos cuatro tipos de documentos forman parte de la documentación interna de la empresa, ya que los origina dentro de la empresa y se emite a terceros (o a la misma compañía).

A continuación vemos uno por uno los diferentes documentos:

1. El presupuesto

Es una propuesta económica en la cual se refleja una estimación del coste estimado de un bien o de un servicio. Es un documento meramente informativo, no es apto para su registro contable y no tiene validez alguna hasta que el cliente no lo firme.

El presupuesto debe incluir, como mínimo, los datos del comprador y del vendedor, el lugar y el plazo de emisión y su validez y consideraciones externas asociadas al contenido del presupuesto, como pueden ser formas de pago, transporte o plazos.  

2. El albarán

Es un documento que incluye más información que el presupuesto, pero sigue siendo meramente informativo. El objetivo es demostrar que el cliente ha recibido la mercancía en las condiciones establecidas. Por ello, se debe comprobar el estado de la misma antes de firmar el albarán.

En este sentido, si la mercancía está dañada, el cliente tiene un plazo máximo de 30 días para reclamar (o 4 en el caso de que los desperfectos fueran visibles). En este caso, el cliente presentará como prueba el albarán. De ahí que sea un documento con implicación legal y comercial.

La información que debe detallar el albarán es la siguiente: número identificativo y lugar y fecha de emisión; datos del vendedor; datos del comprador; lugar y fecha de entrega; ficha y sello del receptor; y, datos relacionados con la mercancía (cantidad, precio unitario, precio total, código del producto, etc.).  Es habitual encontrar también un apartado de observaciones, donde se suele indicar el horario de localización del cliente o las formas de pago, entre otras.

3. La factura

Este documento sí que tiene carácter obligatorio, la empresa (o el profesional) debe emitirlo y es apto legalmente para reflejar las operaciones de compraventa. Con la factura se deja constancia de la operación comercial. En función de la cantidad de información que contienen, la factura puede ser completa o simplificada.

La factura debe contener, como mínimo: el número y la serie que la identifique como única (codificación correlativa), la fecha de expedición, la fecha de operación o de recepción del pago anticipado; los datos del emisor y del receptor; identificación de los servicios prestados o los bienes entregados; los tipos impositivos; la cuota tributaria y el importe total.  Actualmente, se está extendiendo el formato telemático de la factura, es decir, la factura electrónica, que tiene la misma validez legal que la factura en papel, ya que está validada por la Agencia Tributaria. 

4. Los documentos de cobro

En España, los principales documentos de cobro son el cheque, el pagaré y la letra de cambio:

• Cheque: el emisor solicita a una entidad bancaria el abono de una cantidad de dinero al receptor. El cobro se hace al momento de emisión.
• Pagaré: promesa de pago de un emisor (deudor) a un receptor (acreedor). El cobro es posdatable hasta el momento del vencimiento.
• Letra de cambio: documentos que refleja el compromiso entre dos empresas o entidades de cancelar una deuda a través de un tercer agente. Como el pagaré, el cobro es posdatable hasta el momento del vencimiento y es obligatorio que se haga sobre papel timbrado.

Cómo generar estos y otros documentos contables lo estudiarás durante el Grado Medio de Gestión Administrativa de ILERNA Online.